Otel rezervasyonları kanalları 2 ana kategoriye ayrılır: doğrudan rezervasyon kanalları ya da dolaylı rezervasyon kanalları. Telefon, e-posta, web-sitesi, sosyal medya, özel bir etkinlik promosyonu gibi araçlar doğrudan rezervasyon araçlarıdır. Doğrudan rezervasyon araçlarının otel için en önemli özelliği misafirin hiçbir ekstra aracı olmadan otelle direkt iletişime geçmesidir. Misafir talepleri direkt olarak öğrenilebilir. Doğrudan rezervasyon yöntemiyle otelinizi en doğru şekilde misafirinize yansıtırken aynı zamanda herhangi bir komisyon ödemezsiniz. Tüm kontrolün otelinizde olduğu rezervasyon süreçleri karlılığınızı artırır. Bu süreci ihtiyaçlarınıza en uygun PMS’i seçerek sorunsuz bir şekilde yönetebilirsiniz.

Diğer rezervasyon türüyse dolaylı rezervasyon kanalları olarak adlandırılır. Bu kanallar seyahat acentaları, online rezervasyon platformları gibi kanallardan oluşur. Dolaylı rezervasyonlarda otelinizde konaklayacak kişi ile aranızda bir aracı bulunur. Bu rezervasyonlarda misafirinizi otelinizde ağırlayana dek iletişim kuramazsınız ve aracı kanallara komisyon bedeli ödersiniz. Bu kanallarla özel anlaşmalarla imzalanır ve anlaşma maddelerine uyarak misafire doğru fiyatı vermek için PMS kullanımı çok önemlidir. PMS içerisinde bulunan rezervasyon yönetimi modülü ile tüm bu rezervasyonlar bir arada görüntülenebilir ve yönetilebilir.

Doğru rezervasyon yönetim yazılımı kullanmak otelinizin verimliliğini artırır. Otomatize edilen süreçler ile manuel işlemler azalır. Böylece zamandan ve işgücü harcamalarından büyük oranda tasarruf edilir. Rezervasyon sistemlerinin kolay kullanılır arayüzleri ve geniş takip olanakları ile otel çalışanlarının verimliliği büyük oranda artar. Rezervasyon süreçlerinin büyük bir kısmını bu yazılım yönettiği için otel çalışanları misafirlerine odaklanabilir ve markanın misafir memnuniyeti algısı iyileştirebilir. Program üzerinden kolaylıkla oda müsaitlik kontrolü yapılabilmesi sebebiyle otel çalışanları ek ve çarpraz satışlar yapabilir. Alınan tüm rezervasyonların detaylı analiz edilmesi ve raporlanması sayesinde üst yöneticiler stratejik kararlar verebilir. Bu sistemlerin sağladığı öngörüler aracılığıyla işletme her zaman veri odaklı kararlar alabilir. Bu sayede pazardaki konumunu güçlendirir ve daha güçlü bir marka imajına sahip olur.

Rezervasyon yönetimi, otel gelir yönetiminin temelini oluşturur. Otel odalarının doğru zamanda, doğru kişiye, doğru fiyatla satılmasını sağlayarak gelir optimizasyonuna katkıda bulunur. Geçmiş verileri analiz ederek gelecek için talep tahminleri yapılabilir. Bu sayede odalar için en uygun fiyat stratejisi belirlenebilir. Farklı pazar segmentlerine ve talep seviyelerine göre farklı fiyatlar belirlenebilir. Mevcut oda envanteri etkin bir şekilde yönetilebilir ve doluluk oranı optimize edilebilir. Farklı rezervasyon kanalları (OTA'lar, otel web sitesi, telefon vb.) üzerinden gelen rezervasyonlar tek bir platformda yönetilebilir. Gelir yönetimi teknikleri (upselling, cross-selling vb.) kullanılarak gelir maksimize edilebilir. Rezervasyon yönetimi, otel gelir yönetiminin kritik bir bileşenidir. Etkili bir rezervasyon yönetimi sistemi, otellerin daha fazla gelir elde etmelerine, karlılıklarını artırmalarına ve misafir memnuniyetini geliştirmelerine yardımcı olabilir.

Rezervasyon yönetiminde merkezi yönetim, otel işletmelerini optimize etmek ve misafir memnuniyetini artırmak için güçlü bir araçtır. Doğru sistemi seçmek ve uygulamak, otelinizin başarısına önemli katkıda bulunur. Merkezi rezervasyon yönetimi ile tek platform üzerinde tüm rezervasyonlarınızı görüntüleyebilirsiniz. Otel, tüm kanallarda tutarlı fiyatlandırma sağlayabilir ve talep dalgalanmalarına göre fiyatları dinamik olarak ayarlayabilir. Tüm kanallarda oda müsaitliğini gerçek zamanlı olarak takip edilebilir ve overbooking riski azaltılabilir. Misafirler, rezervasyonlarını kolayca yapabilir ve otel ile tek bir iletişim noktası üzerinden iletişim kurabilirler. Otel, rezervasyon verilerini analiz ederek pazarlama ve satış stratejilerini optimize edebilir.

Rezervasyon yönetiminde optimum performans elde etmek için entegre olması gereken bazı ürünler vardır. Bu noktada seçilen PMS ürününün entegrasyon kabiliyetinin yüksek olması çok önemlidir. Bu ürünler:

1. Kanal Yöneticisi: Farklı rezervasyon kanallarından (OTA'lar, otel web sitesi, telefon vb.) gelen rezervasyonları tek bir platformda yönetmek için kullanılır.

2. Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) Sistemi: Misafir profillerini ve geçmiş rezervasyonlarını depolamak ve analiz etmek için kullanılır.

3. Ödeme İşleme Sistemi: Rezervasyonların online ödemelerini güvenli bir şekilde gerçekleştirmek için kullanılır.

4. Muhasebe Yazılımı: Rezervasyonlardan elde edilen gelirleri ve otel masraflarını takip etmek için kullanılır.

5. e-Posta Pazarlama Platformu: Misafirlere promosyonlar ve özel teklifler hakkında e-posta göndermek için kullanılır.

6. Anket Platformları: Misafir memnuniyetini anlamak ve otel hizmetlerini geliştirmek için kullanılır.