Otelinizde Yüksek Performans İçin Kaynak Yönetimi İpuçları
Otellerde doğru kaynak yönetimi yapmak otelin maliyetlerini azaltmak ve operasyonel verimliliği artırmak için her otel yöneticisinin dikkat sarfederek planlaması gereken önemli bir konu. Otel verimliliği, enerji ve su tasarrufu sağlayarak hem mutfak ve stok malzemelerin planlı ve kontrollü kullanımına da bağlıdır. Diğer taraftan otelin her alanından sağlanan verimlilik doğru kaynak yönetimi yapılarak artırılır.
Doğru bir otel kaynak yönetimi enerji ve su tasarrufundan envanter ve malzeme yönetimine, personel yönetimi ve eğitiminden otomasyon ve dijitalleşmeye kadar oldukça geniş bir süreçtir.
Teknolojinin sunduğu kaynak yönetim yazılımları ve otomasyon çözümleri gibi yenilikler kullanarak kaynak yönetimi yapmak geleneksel yöntemlere göre çok daha kolay ve verimli. Otelinizde yüksek performans sağlamak için kaynak yönetimi ipuçları hakkında daha fazla bilgi yazımızda.
Kaynak Yönetimi Nedir?
Konaklama endüstrisinde otel kaynak yönetimi bir işletmelerinin sahip olduğu gıdadan nevresimlere, temizlik malzemesinden elektrik ve su tüketimine kadar malzeme veya işgücü gibi kaynakların gerektiği zaman gerektiği kadar tüketilmesi olarak tanımlanabilir.
Araştırmalar, horeca endüstrisinde hizmet veren bir otelin verimliliğinin insan kaynaklarının kalitesi ve diğer kaynaklarının ne kadar verimli kullanılıp yönetildiğiyle bağlantılı olduğunu göstermektedir. Otel verimliliği, enerji ve su tasarrufu sağlamaktan çok daha fazlasını kapsayan bir süreçtir ve doğru planlanmalıdır.
Bir otelin verimli kaynak kullanımı yapması otelin hemen her alanında tasarruf sağlayabilir;
a. Enerji Yönetimi
Oteller elektrik tüketimini azaltarak enerji maliyetlerini düşürebilirler. Ayrıca, yenilenebilir enerji kaynakları kullanmayı tercih eden işletmeler hem zararlı çevresel etkilerini azaltılabilir hem de sürdürülebilir bir enerji yönetimi yapabilirler.
Araştırmalara göre Amerika’da bir otel odasının yıllık enerji maliyeti yaklaşık 2.200 USD’dir, yani aylık aşağı yukarı 183 USD’dir ve aydınlatma bu giderin önemli bir kısmını oluşturmaktadır.
Su Yönetimi
Otelde su tasarrufu sağlayan cihazları hem odalarda hem de bahçede kullanmak ve otele suyu geri dönüştüren sistemler kurmak doğru su tüketimi yaparak bu masraftan da tasarruf etmenin iyi bir yoludur.
b. Envanter ve Malzeme Yönetimi
Oteller, doğru stok yönetimi yaparak, atık yönetimi geri dönüşüm olanaklarını göz önünde bulundurarak, tedarik zinciri optimizasyonu yaparak mevcut kaynaklarını koruyabilir. Bu yöntemler, otellerin bütçelerine tasarruf olarak yansır ve aynı zamanda çevresel sürdürülebilirliği de destekler.
c. Yiyecek ve İçecek Yönetimi
Oteller için yiyecek ve içecek israfının önüne geçerek önemli bir maaliyeti de engellemiş olurlar. Bu alanda israfın önlenmesi için menü ve porsiyon planlaması, tedarik yönetimi, kalite kontrol ve hijyen standartlarının sağlanması etkili yöntemlerdir. Diğer taraftan gıdaların uygun koşullarda saklanması için yeterli depo ve soğutma sistemlerinin bulunması da önemlidir.
Otellerde Kaynak Yönetiminin Önemi
Maliyet Azaltma: Otellerde kaynak yönetimini etkin bir şekilde yapmak gereksiz masrafları belirleyip en aza indirerek başlar. Enerji, su ve stok ve demirbaş gibi kaynakların yeni nesil, akıllı cihaz ve yönetim sistemleriyle yönetilmesi otelin operasyonel maliyetini önemli ölçüde azaltır.
Operasyonel Verimlilik: İşgücü kaynaklarının doğru yönetilmesi, otelin operasyonlarının sorunsuz bir şekilde işlemesini sağlarken personel yönetiminin iyi bir şekilde yönetilmesi hem işgücü kalitesini korumak hem de daha iyi hizmet verebilmek için önemlidir. İş gücü de otel yöneticilerinin tasarruf etmesi ve dikkatle yönetmesi gereken bir kaynağıdır.
Sürdürülebilirlik: Kaynaklarını iyi yöneten oteller, sürdürülebilir uygulamaları daha çok benimseyenlerdir. Sürdürülebilir politiklar izlemek enerji ve su tasarrufunu, atık azaltımını ve çevre dostu malzemelerin kullanımı gibi uygulamalar yoluyla otelin karbon ayak izini küçültür. Çevre bilincine sahip misafirlerin de takdiri kazanılır.
Risk Yönetimi: Oteller büyük yatırımlar yapılarak ekonomiye kazandırılmış işletmelerdir. Bu açıdan otelin proaktif kaynak yönetimi yapması, potansiyel riskleri belirleyip önleyici tedbirler alması otelin yangın gibi herhangi bir riskten korunmasını sağlar. Bunun gibi ciddi sonuçları olan ihtimalleri elemek veya gerekli önlemleri almak oteli büyük risklerden korur.
Rekabet Avantajı: Verimli kaynak kullanımı yapabilen oteller oda ve hizmet bedellerini daha rekabetçi rakamlara çekebilir ve aynı hizmeti daha hesaplı almak isteyen potansiyel misafirlerin dikkatini çekebilir.
Teknoloji Entegrasyonu: Kaynak yönetimi yaparken otel yöneticilerinin en büyük destekçisi otel yönetim sistemleridir. Bu sistemler otellerin ihtiyaçları göz önünde bulundurularak geliştirilmiş ve işletmenin her alanını ve her çalışanın işletme içindeki durumunu kontrol edip yönetebilir. Aynı zamanda misafirlere ek hizmetler, kişiselleştirilmiş promosyonlar ve upsell olanaklarının sunulması için yöneticilerin ihtiyaç duyduğu veri ve analizleri sunar, email ve diğer kanallardan misafirlere iletebilirler.
Otel Kaynaklarının Verimli Kullanımı ve Maliyet Tasarrufu
Mutfaktan temizliğe, odalarda tüketilen enerjiden iş gücünün makul planlanmasına kadar bir otelin kaynaklarını verimli kullanması otelin her köşesinde oluşacak masrafları azaltacağı için maliyet tasarrufu sağlar. Bu gibi büyük çaplı bir maliyet tasarrufunu sağlamak ve takip etmek için otel yönetim sistemleri kullanmak en etkili yoldur.
Personel Yönetimi ve Eğitim
İyi eğitim almış, ayrıca otelin sunduğu kurum içi eğitimleri de tamamlamış olan personel gerek otel içindeki süreçlerde gerekse kaynak kullanımında otele ciddi yardımlarda bulunur. İyi eğitim almış personel misafirlere yüksek kaliteli hizmet sunarak misafir memnuniyeti ve sadakatini artırırken otelin enerji ve stok harcamaları konusunda hassas davranacağı için maliyetlerini de düşürmeye katkı sağlayabilir.
Otel Kaynak Yönetiminde Stratejik Yaklaşımlar
Envanter ve Malzeme Yönetimi
Otel performansı envanter yönetimi ve doğru malzeme yönetimi işletmenin maliyetlerini kontrol altında tutması ve otelde meydana gelecek israfın önlenmesi için dikkat edilmesi gereken konulardır. Tam zamanında (Just-In-Time / JIT) envanter uygulamaları benimsemek otelin depolama maliyetleri minimize ederken, düzenli stok kontrolleri ve doğru tedarikçi ilişkileri sayesinde malzeme eksikliklerinin önüne geçer. Güçlü bir otel performansı envanter yönetimi uygulaması otelin stoklarını da gerçek zamanlı takip ederek oluşabilecek israfın da önüne geçer.
Enerji ve Su Tasarrufu
Ortalama bir otel odası, yılda yaklaşık 2,196 dolar değerinde su tüketmektedir. Bu, odabaşı aylık ortalama 183 dolarlık su faturası anlamına gelir. ABD’deki oteller, yılda toplamda yaklaşık 60 milyar kilovat-saat elektrik tüketimi ile birlikte önemli miktarda su tüketmektedirler.1 Cornell Hotel Sustainability Benchmarking Index’e göre, otellerin su tüketim yoğunluğu, son yıllarda azalmış olsa da, hala büyük bir gider kalemidir.2 Oteller bu büyük gider kalemini tasarruflu aydınlatmalar, iklimlendirme sistemleri ve tasarruflu musluk çözümleri kullanarak en aza indirebilirler. Özellikle odadaki enerji tüketimini ve iklimlendirmeyi uzaktan kontrol etmeyi sağlayan termostat sistemleri otel yöneticilerinin bu konudaki en büyük yardımcısıdır.
Teknoloji Entegrasyonu
Kaynak kullanımını otomatikleştirmek, her an takip ederek optimize etmek için mülk yönetim sistemleri (PMS), enerji yönetim sistemleri (EMS) ve diğer akıllı teknolojilere yatırım yapmak otellerin fayda sağlayacağı yöntemlerdir. Enerji tüketimini gerçek zamanlı izlemek ve kontrol etmek için IoT (Nesnelerin İnterneti) cihazlarını kullanmakta bu aşamada otellerin yatırım planları arasında olması gereken önlemlerdir.
Sürdürülebilirlik Girişimleri
Enerji tasarruflu aydınlatma, su tasarrufu sağlayan armatürler ve atık azaltma programları gibi çevre dostu uygulamaları benimseyen oteller karbon ayak izlerini azaltarak sürdürülebilirlik hedefleri doğrultusunda çevreye daha duyarlı olabilirler. LEED (Leadership in Energy and Environmental Design) gibi sertifikaları alarak otelin itibarını artırırken çevreye duyarlı misafirlerin de dikkatini çekebilirler.
Teknoloji ve Kaynak Yönetimi
Otel kaynak yönetiminde teknoloji ve kaynak yönetimi otelin envanter kontrolü, enerji ve personel yönetimi gibi operasyonlarını dijital olarak düzenleyerek kaynakların etkin kullanılmasını sağlar. Akıllı termostatlar ve aydınlatma sistemleri gibi otomasyon araçlarıyla entegre olabilen otel yönetim sistemleri (PMS) yöneticilere gerçek zamanlı veri analizi sağlarken yöneticilerin karar verme süreçlerini iyileştirir. PMS sistemleri sayesinde otel kaynaklarını korurken hizmet sunumunu geliştirebilir ve gerek hizmet kalitesi gerekse kaynaklarını koruyarak sunduğu cazip fiyatlarla sektörde rekabet avantajı kazanır.
Kaynak Yönetim Yazılımları
Otel kaynak yönetim yazılımları otellerin personel, envanter, enerji ve finans gibi değişkenlerini optimize etmek için tasarlanmış özel dijital araçlardır. Bu yazılımlar otel süreçlerini verimli programlama, gerçek zamanlı izleme ve kaynak tahsisini kolaylaştırarak otelin sorunsuz ve maliyetleri etkin bir şekilde yönetilerek çalışmasını sağlar.
Kaynak yönetim yazılımları çeşitli yönetim işlevlerini tek bir platforma entegre ederek, otel yöneticilerinin kullanımına sunar. Bu sayede yöneticiler veri bazlı kararlar alabilir, otelin operasyonel verimliliği artabilir ve yüksek hizmet standartları korunabilir.
Otomasyon ve Dijitalleşme
Otel otomasyonu, otel yönetim sürecini dijitalleştirerek misafir deneyimlerini iyileştirmeyi sağlar ve diğer tüm iş akışlarını dijital olarak takip eder. Otel otomasyonu, check-in ve check-out işlemleri, oda servisi talepleri ve envanter kontrolü gibi görevleri dijitalleştirerek manuel müdahaleyi ve dolayısıyla meydana gelebilecek hataları ortadan kaldırır. Ayrıca, otel otomasyon sistemleri mobil uygulamalardan erişilebilir ve akıllı oda teknolojileri gibi dijital çözümlerle entegre olabildiği için yöneticilere esneklik sağlayarak mekanda olma gerekliliğini azaltır. Otel otomasyonunun sağladığı veriler, misafirlerin konaklamalarını kişiselleştirmelerine, hizmetlere kolayca erişmelerine ve tercihlerini sorunsuz bir şekilde iletmelerine olanak tanıyan arayüzler sunarak, hem otel yönetimi hem de misafirler için deneyimi daha ayrıcalıklı bir seviyeye taşıyabilir.
Bu yenilikler, kaynak tahsisini optimize ederek ve operasyonel maliyetleri azaltarak operasyonel verimliliği artırmakla kalmaz, aynı zamanda hizmet kalitesini yükselterek misafir memnuniyeti ve sadakatini artırır. Otel otomasyonu kullanarak dijitalleşmeyi benimseyen oteller, rekabetçi kalabilir, yenilikçi hizmetler sunabilir ve değişen pazar taleplerine hızlı bir şekilde yanıt verebilir.
Diğer taraftan otel yönetimi entegrasyonları, otel operasyonlarını daha verimli ve sorunsuz hale getirmek için çeşitli sistemlerin birbirine bağlanmasını sağlar. Rezervasyon sistemleri, oda yönetim sistemleri (PMS), gelir yönetim sistemleri (RMS), müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), satış noktası (POS) sistemleri, insan kaynakları ve eğitim sistemleri ile enerji yönetim sistemlerinin entegrasyonu, otelin farklı departmanları arasındaki iletişimi geliştirir, veri akışını optimize eder ve misafir deneyimini iyileştirir. Bu entegrasyonlar sayesinde oteller, operasyonel verimliliği ve üretkenliği artırarak rekabetçi bir ortamda başarılı olabilir ve misafir memnuniyetini en üst düzeye çıkarabilir.
Eptera PMS sistemleri otelinin her alanında tasarruf etmek isteyen otel yöneticilerine fonksiyonel, entegrasyon kabiliyeti yüksek dijital araçlar sunarak hedeflerine ulaşmalarına yardım eder. Eptera dünyasından daha fazla dijital ürünü keşfetmek için tıklayın!